De informatieberg kan organisaties stil leggen!

Gepost op: in de categorie: Opinies

Bedrijven die veel informatie en documenten produceren benutten de mogelijkheden van deze informatie nog onvoldoende. Veel medewerkers zijn dagelijks druk met het verwerken (opslaan) van informatie. Echter waarom doen we dat ook al weer? Het ging er toch om dat we die informatie nuttig kunnen inzetten in klantcontacten, projecten of andere activiteiten? In de dagelijkse praktijk van veel bedrijven blijkt dat ze wel de informatie opslaan maar dat deze nauwelijks (her)bruikbaar is. Het bruikbaar maken van informatie is een uitdaging die u aan kunt gaan middels Associative Information Management (AIM). Hiermee kunnen de bedrijven de opgeslagen informatie gaan benutten en enorme besparingen en verbeteringen realiseren.

Associative Information Management (AIM)

Bij het gebruiken van informatie binnen werkzaamheden en processen speelt de beschikbaarheid en in het bijzonder de vindbaarheid van informatie een cruciale rol. Vaak is het merendeel van informatie management modellen gefocussed op de digitalisering van processen en leidt tot vastlegging van veel informatie, terwijl het verbeteren van de klant relatie en organisatie productiviteit het echte doel is waarmee bedrijven zich willen onderscheiden.

Tot nu toe is informatie management hoofdzakelijk gericht op interne informatie processen en daarmee is de hoeveelheid informatie die is opgeslagen exponentieel gegroeid. Was het vroeger al moeilijk om een document in het papieren archief te vinden, bij veel bedrijven is het ondanks de automatisering nu helemaal complex geworden om iets terug te vinden. De informatie berg groeit en de benodigde informatie zit in map-structuren, mailboxen en andere moeilijk toegankelijke informatie bronnen.

speld in de hooiberg Binnen het domein van Associative Information Management (AIM) gaat het om de combinatie van 2 belangrijke kern elementen van effectief informatie management.

Het eerste kern element van AIS betreft de associatieve opslag van data en informatie. Deze worden zodanig opgeslagen dat er extra informatie over de relatie tussen de informatieonderdelen beschikbaar komt. Dus de relatie tussen een klant en een email is geen vast gegeven maar kan door u vrij gecombineerd worden met andere informatie. Associatief registreren noemen we dat. Denk bijvoorbeeld aan een email van een klant waar u samen met een partner aan gaat werken. In dat geval wilt u ook de contactpersoon van de partner organisatie met de email associëren. De reden hiervoor is logisch. U kunt moeilijk bedenken wat en hoe u in de toekomst wilt zoeken naar deze informatie. Wellicht zoekt u naar projecten die u samen met uw partner hebt gedaan of heeft de klant een vraag over een activiteit die uw partner uit zou voeren als gevolg van de opdracht in de email die u ontvangen heeft. De vraag heeft geen directe relatie met de benodigde informatie maar wel een associatie!

Het tweede kern element van AIM waar het echte verschil gemaakt wordt; associatief zoeken.

AIM heeft als uitgangspunt gebruikers van informatie te helpen informatie te verwerken op een natuurlijke én menselijk wijze. Het lijkt een beetje op de manier waarop wij zelf denken. Een geur of geluid is verbonden met de herinnering aan een persoon waarvan de naam op het puntje van je tong ligt. Bij het ruiken van die geur schiet de naam je opeens te binnen.  Een enorm krachtige manier van informatie management die we helaas veel te weinig terug vinden in ons werken met zakelijke informatie.
Het zijn de associaties die de ingangen vormen naar de informatie die u zoekt. Zelfs bij Google moet u een woord weten dat in de gezochte informatie voorkomt. Anders vindt u niet wat u zoekt. Met AIM kunt u zelfs zoeken met woorden die niet voorkomen in het gezochte document maar wel in de informatie eromheen. De ge-associeerde informatie.

Softmakers heeft haar oplossing TIM volledig ontwikkelt op het model van Associative Information Management (AIM). Door te werken met deze AIM gebaseerde oplossing blijken medewerkers minimaal 40% effectiever te kunnen werken.

Wilt u ook meer weten over wat AIM kan doen voor uw organisatie ten aanzien van bijvoorbeeld contract-, project- en document management? Wij komen graag bij u langs om de bijzonderheden van AIM toe te lichten.

Tags: ,

Geschreven door:

Wilco Troost

Als director development beleef ik spannende tijden. De toekomst ziet er per dag anders uit. Het uiterste vergen van mens en machine. Ik zou niet anders willen!

Nog geen reacties

Reageer