ADS

logo doopsgezinde

In de Algemene Doopsgezinde Sociëteit zijn de 118 doopsgezinde gemeenten in Nederland verenigd. Het is een christelijke groepering met wortels in het allereerste begin van de Reformatie. Naar bijbels inzicht ging en gaat het hen om kleine zelfstandige gemeenten die leven van persoonlijke geloofsvrijheid en verdieping, verbondenheid met elkaar en inzet voor vrede in het klein en in het groot. Er zijn 9000 actieve doopsgezinden in Nederland.

We zijn verantwoordelijk voor 118 gemeenten met totaal 9000 actieve leden. De hele administratie van de ADS loopt via Tim. Continuïteit is voor ons heel belangrijk. Alle relevante informatie ‘staat’ bij elkaar en is voor iedereen toegankelijk. Ook de historie van gegevens is belangrijk. Meer dan 80 procent van de correspondentie van onze Sociëteit is digitaal. Op naar de 100!

De hele administratie van de ADS loopt via Tim. Continuïteit is voor ons heel belangrijk. Alle relevante informatie ‘staat’ bij elkaar en is voor iedereen toegankelijk.

eddy Eddy van den End, Hoofd financiën ADS

Gebruikte toepassingen

ADS gebruikt de volgende Tim applicaties:

Proces heeft tijd nodig

Op het kantoor van de ADS werken 11 mensen, waarvan er een aantal regelmatig thuis achter de computer kruipt. Dan moet je dus een systeem hebben dat alles goed digitaal verwerkt. De hele administratie van de ADS loopt via Tim. We zijn verantwoordelijk voor 118 gemeenten met totaal 9000 actieve leden. We verzorgen de predikantenopleiding, de salarisverwerking en pensioenregelingen van die predikanten. Ook worden we het administratiekantoor voor de organisten, de kosters en alle mensen die bij de gemeenten in dienst zijn. Bij de administratie van al die werkzaamheden speelt Tim een grote rol. Idealiter zou ik Tim ook betrekken bij meer activiteiten van onze Sociëteit. Maar dat is een proces dat tijd nodig heeft. Niet iedereen is klaar voor grote veranderingen. Ik denk dan aan de website. De redactie, de artikelen, het fotoarchief; wat mij betreft allemaal integreren in Tim. Ook alle documenten uit vergaderingen en dossiers over verschillende doopsgezinde onderwerpen mogen gearchiveerd worden in Tim. Zodat alle informatie die een raakvlak heeft met het doopsgezind zijn voor iedereen makkelijk toegankelijk is. Ook alle dozen met doopsgezinde geschiedenis die hier op zolder liggen zouden prima een plek in Tim kunnen krijgen. Maar daar is tijd voor nodig. Dus vooralsnog toekomstmuziek.

Tim maakt archiveren makkelijker

De Algemene Doopsgezinde Sociëteit (ADS) zit op een prachtige plek aan de Singel in Amsterdam. Een werelds hoofdkantoor van de 118 doopsgezinde gemeenten in Nederland. Hoofd financiën van de ADS, Eddy van den End, is ook verantwoordelijk voor de ict. ‘Een ideale combinatie. Voor een optimaal financieel overzicht heb je automatisering nodig. Goede software; programma’s die gebruiksvriendelijk zijn én meer kunnen dan alleen archiveren. Ik leerde de ADS kennen in 2000. Zij waren bezig met het verbeteren van de website. Zij wilden ook ict-diensten aanbieden aan de gemeenten en hun leden. Een doopsgezind emailadres, webruimte en cms-gebaseerde sites hoorden bij die mogelijkheden. Ik ben toen als freelancer betrokken in dit proces. Dit is uitgemond in een dienstverband in 2006. De reeds aanwezige behoefte om te beschikken over een digitaal archief kwam hiermee in een stroomversnelling. Idealiter zou ik wel bijna papierloos door het leven willen gaan. Zover is het overigens nog steeds niet’, lacht Eddy van den End. ‘Een club als de ADS, heeft veel papieren contacten. Moeilijk handig te archiveren, en ook lastig terug te vinden. We kenden Softmakers al wat langer als leverancier van ons boekhoudpakket Accountview en waren zeer te spreken over hun service. Natuurlijk hebben we ook serieus naar andere systemen gekeken, maar die waren vaak te uitgebreid, te bombastisch en gewoonweg te duur.

Alles went

De organisatie moest in het begin wel overtuigd worden. Een aantal demonstraties later, was het committent er. De consequenties lagen er ook; de administratieve procedures veranderden, de manieren van aanleveren en de disciplines moesten anders. Maar alles went! En op het moment dat zichtbaar wordt wat de winst is, neemt het enthousiasme toe.’ Voor de ADS was het registreren van de correspondentie een eerste behoefte. Nu stoppen ze veel meer dan alleen de correspondentie in Tim. Bijna 7000 geregistreerde items beheert Tim. Meer dan het dubbele van de beginperiode twee jaar geleden. ‘Ruim 80 procent van alle correspondentie is digitaal, dus niet meer op papier. Alle uitgaande post gaat via Tim. Bijna alle interne informatie gaat vooraf digitaal de organisatie in. We hebben inmiddels zelf ook toevoegingen en aanvullingen op Tim gemaakt. Vaak was dit creatief omgaan met de huidige software. Zo sluit het product nog beter aan op onze specifieke wensen. Kijk, wij zijn geen commercieel bedrijf, dus we willen met zo min mogelijk financiële middelen zo veel mogelijk mogelijkheden creëren. En daar is Tim heel goed in.

Continuïteit is een belangrijk aspect voor Eddy van den End. ‘Wij behartigen de belangen van veel kleinere organisaties. Dus bij wisselingen van de wacht blijft de informatie gedocumenteerd. Als er bij een gemeente een nieuwe penningmeester komt, heeft dat voor de data geen gevolgen. Alles is centraal opgeslagen en kan zo teruggevonden worden. We ontdekken nog steeds meer toepassingsmogelijkheden van Tim. Alle inspanningen van de begintijd, betalen zich nu terug!’

« Terug naar het overzicht