Portaal

Als een van de grotere corporaties in ons land zorgt Portaal voor de huisvesting van ruim 56.000 huishoudens. Portaal bestaat in zijn huidige vorm pas sinds 1 januari 2002. Vele fusies hebben geleid tot wat nu Portaal is: een hoofdkantoor, een servicecentrum en 5 regiokantoren met enkele servicepunten. Maar liefst 16 organisaties op het terrein van sociale woningbouw gingen samen in Portaal. Het verleden gaat daardoor eigenlijk ruim 100 jaar terug, tot aan het begin van de 20ste eeuw. Ruim 700 medewerkers staan bij Portaal op de loonlijst.

Portaal heeft duizenden contracten in beheer. Tim laat ons het totaalplaatje zien, zonder dat het ingewikkeld wordt. Een duidelijk antwoord op vele, lastige vragen.'

Gert Hardeman, Hoofd inkoop ondersteuning Portaal

Gebruikte toepassingen

Portaal gebruikt de volgende Tim applicaties:

Tim bekijkt informatie vanuit alle hoeken

Portaal, een woningcorporatie in de top 5 van Nederland, is de werkgever van Gert Hardeman. ‘We zitten verspreid over Nederland; van Leiden tot Nijmegen kun je Portaal vinden. Dat heeft veel consequenties voor ons werk op de afdeling inkoop ondersteuning. Veel locaties en veel verschillende mensen hebben hun bemoeienis met facilitaire zaken. We werken primair voor interne relaties. Dat zijn onze klanten. Die willen we natuurlijk optimaal bedienen. Om dat te kunnen doen heb je inzicht nodig in alle diensten, maar vooral ook in alle contracten. Voor Portaal heb je het dan al gauw over duizenden overeenkomsten. Met bedrijven in de schoonmaak, beveiliging, onderhoud, kantoorbenodigdheden en servicecontracten van allerlei technische apparaten. We hebben ruim 700 medewerkers dus dat is een behoorlijke groep die we ondersteunen. Toen ik hier kwam werken, twee jaar geleden, zaten alle contracten in mappen in een kast. Ook de verlopen contracten en allerlei andere overbodige informatie. De dingen die ik graag wilde weten, kon ik in die mappenstructuur niet terugvinden. Ook waren er kasten op de diverse locaties, gevuld met papierwerk. Mijn eerste prioriteit was dus enig overzicht te krijgen van alle afspraken met de leveranciers van Portaal.

Nuttige standaardopties

Tim was een logische keuze voor Portaal. ‘Het product is van zichzelf al heel compleet. Voldeed bijna al geheel aan ons wensenlijstje. Veel nuttige standaardopties maken deel uit van het pakket. Ik vind het positief dat Tim nog steeds beter wordt. En al deze verbeteringen komen beschikbaar voor alle klanten, dat is bijzonder. Dus je profiteert mee van de vorderingen van andere gebruikers. Het is prettig om invloed te hebben op de functionaliteit van Tim. Het is geen statisch product. Het beweegt, is dynamisch. Softmakers anticipeerde ook goed op ons pakket van eisen. Primair was het kunnen vastleggen van alles wat met contracten te maken heeft. Op een eenvoudige manier inzicht krijgen in deze materie. Per Portaal-locatie alle afloopdata, alle afspraken, offertes en lopende contracten bij elkaar. Maar ook alle overwegingen, plus- en minlijstjes, alle eerdere contacten met leveranciers wilde ik direct kunnen oproepen. En dat was allemaal mogelijk met Tim. Het is een prima hulpmiddel. Het is het streven dat 100 procent van de contracten in Tim ‘opgeborgen’ wordt. Helaas is dat nog niet het geval. De historie is anders lastig te achterhalen. Centraal inzicht geven, dat is het nieuwe uitgangspunt. Op de verschillende locaties hebben sommige mensen ook ‘leesrechten’. Zij kunnen in Tim dus contracten raadplegen, maar er niet actief mee aan de slag. Deze gelaagdheid vind ik ook prettig. Ik ben ervan overtuigd dat we tijd en zeker energie besparen sinds we Tim gebruiken.’

Snel resultaat

Ik zou andere nieuwe gebruikers aanraden Tim geleidelijk en voorzichtig te implementeren. Begin op een tactische, strategisch handige plek in de organisatie. Dan krijg je vrij snel resultaat en verspreid Tim zich als een olievlek over de afdelingen. Zo gaat het tenminste bij ons. Tim is transparant en makkelijk te gebruiken, waardoor de gebruiker snel de voordelen ziet. Wij zetten Tim langzaam voor meer dingen in. Primair natuurlijk als contractmanagementsysteem en voor alle contactgegevens. Maar bijvoorbeeld ook de projectenmodule spreekt me zeer aan. We willen Tim dus langzaam de organisatie in sturen. De gebruikers krijgen zo inzicht in de processen. Inzicht laat ook kansen tot verbetering zien, merken we. De transparantie van Tim levert ook interessante nieuwe gezichtspunten op. Je ziet ook duidelijk wat er wanneer door wie wordt behandeld. Tim laat het totaalplaatje zien.

« Terug naar het overzicht